Tijdens de informatieve bijeenkomst over de ICT Strategie van de gemeente op 29 oktober j.l. was wat onduidelijkheid over enkele definities, t.w. IT Governance en IT Besturing, en de gehanteerde strategie. Daardoor ontstond de suggestie dat er bij de gemeente Haarlemmermeer een gebrek aan visie bestaat is inzake het ICT strategie.

In het ICT markt worden veelal de volgende definities gehanteerd

• IT Governance: “Het raamwerk van besluitvorming en verantwoordelijkheid in een organisatie of in een geheel van organisaties zoals een keten of community, om het gewenste resultaat met ICT te realiseren.”
• ICT besturing: “ICT besturing beschrijft de wijze waarop een organisatie de besluitvorming van ICT het beste kan organiseren en welke rollen (taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden) altijd in een organisatie belegd moeten zijn om ICT goed te laten functioneren. Elke rol brengt zijn specifieke eigenschappen in en het samenspel tussen deze rollen zorgt voor control en beheersing, maar ook innovatie, creativiteit en vernieuwing.”

Vraag 1: Hanteert de gemeente dezelfde definities voor IT Governance en IT Besturing?

Elke (IT-)leidinggevende heeft behoefte aan een strategisch plan. Een strategisch plan is een samenvatting van activiteiten die de leidinggevende in een bepaalde periode wenst of moet behalen. Je kunt het strategische plan zien als een verzameling van projecten en activiteiten die de leidinggevende in een jaar wil uitvoeren. Projecten ter verbetering van bestaande processen, zowel binnen als buiten de eigen IT organisatie en natuurlijk projecten die een bepaald innovatief karakter in zich hebben. Zoals de vervanging van on-premise services door services die uit de cloud worden gehaald. Of het leveren en ondersteunen van software ter ondersteuning van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). 

Een strategie of een strategieplan is een verzameling van initiatieven die beschrijven hoe je het resultaat (de visie) denkt te gaan behalen. De strategiekaart en de scorecard is een gedetailleerde uitwerking van de strategie, gericht op de vier resultaatgebieden (aandeelhouder, klant, proces, personeel) welke met KPI’s gemonitord kan worden. Strategiekaarten en Scorekaarten zijn dus hulpmiddelen om de strategie te behalen.

Tracey en Wiersema kunnen ons helpen bij het vaststellen van de juiste strategie. Zij hebben namelijk onderzoek gedaan naar succesvolle en minder succesvolle bedrijven en organisaties en hebben een methode ontwikkeld die uit gaat van het principe dat er maar 3 (eigenlijk 4) verschillende soorten strategieën zijn. Dat vergemakkelijkt het maken van keuzes. De strategieën die zij hebben bepaald zijn de volgende:

• Strategie van lage kosten (operational efficiency)
• Strategie van productleiderschap (productleadership)
• Strategie van complete klantoplossingen (customer intimacy)
• De Lock-in strategie (lock-in)

In het voorliggende stuk is echter onduidelijk welke (combinatie) van de eerder genoemde strategieën wordt gevolgd, en wat de verwachte gevolgen zijn van deze keuze ten aanzien van de kosten, beheersbaarheid en verwachte flexibiliteit van ICT voor de gemeentelijke organisatie en onze inwoners / ondernemers / e.d.. 

Vraag 2: Wat is de strategie (of strategieën) zoals benoemd door Tracey en Wiersema achter het voorgestelde ICT Strategie van de gemeente?

Vraag 3: Wat is de Total Cost of Ownership (TCO) voor ICT van de gemeente, opgesplitst in ICT kosten per werkplek en ICT kosten t.b.v. digitale dienstverlening naar inwoners / bedrijven / e.d.

Wij zien graag de berekening als volgt:

- Totale ICT kosten per werkplek (TCO werkplekken / aantal werkplekken)

- Totale kosten per inwoner (TCO aanvullende digitale dienstverlening naar inwoners / aantal inwoners)

Vraag 4: Hoe verhouden deze kosten zich ten opzichte van andere gemeenten in Nederland?

Vraag 5: Wat zijn de verwachte gevolgen van de gekozen ICT strategie voor deze kosten in de komende 5 jaar?

De "Netherlands Facility Costs Index" (NFC Index) is een onafhankelijke coöperatie die de Nederlandse markt jaarlijks voorziet van een objectieve en actuele benchmark van de facilitaire kosten. De coöperatie verzamelt ieder jaar de facilitaire kosten per werkplek, m2 vvo en fte in kantooromgevingen en per student en m2 bruto vloeroppervlak in het onderwijs. Deze kosten plaatst de NFC Index in de context van serviceniveaus.

Volgens de NFC Index is de trend in stijging van ICT-kosten doorbroken. In vergelijking met vorige jaren dalen de kosten voor ICT. Daar waar de kosten voor servicedesk, werkplekbeheer en training eindgebruikers wel stegen, is de afname van vooral Telematicakosten de veroorzaker van de daling, o.a. veroorzaakt door dalingen in abonnementskosten, verleg naar dataverbruik en het in elkaar schuiven van vaste- en mobiele telefonie. 

Bron: http://www.nfcindex.nl/view.php?Pagina_Id=89

In uw strategie stijgen de kosten, terwijl u nog bezig bent met het verder invullen van de strategie.

Vraag 6: Kunt u uitleggen waarom het gerechtvaardigd is dat de ICT kosten van de gemeente stijgen, terwijl landelijk de ICT-kosten dalen?

Wij verzoeken u om deze vragen te beantwoorden voor de beoogde sessie over ICT Strategie.

Antwoorden

Vraag 1: In de ICT markt worden veelal de volgende definities gehanteerd. IT Governance: 'Het raamwerk van besluitvorming en verantwoordelijkheid in een organisatie of in een geheel van organisaties zoals een keten of community, om het gewenste resultaat met ICT te realiseren." ICT besturing: "ICT besturing beschrijft de wijze waarop een organisatie de besluitvorming van ICT het beste kan organiseren en welke rollen (taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden) altijd in een organisatie belegd moeten zijn om ICT goed te laten functioneren. Elke rol brengt zijn specifieke eigenschappen in en het samenspel tussen deze rollen zorgt voor control en beheersing, maar ook innovatie, creativiteit en vernieuwing." Hanteert de gemeente dezelfde definities voor IT Governance en IT Besturing?

Antwoord: Ja

Vraag 2: Wat is de strategie (of strategieën) zoals benoemd door Tracey en Wiersema achter de voorgestelde ICT-Strategie van de gemeente?

Antwoord: Een strategie is gericht op het behalen van resultaten die in lijn liggen met de visie. U refereert aan vier typen strategieën. Wij maken geen keuze voor slechts een van de strategieën. Achter de voorgestelde ICT strategie hanteren wij zes zogenoemde drijfveren, die in het verlengde liggen van de genoemde strategieën.

Het betreft de volgende:

1. Effectiviteit
2. Waarde voor de inwoner
3. Continuïteit van dienstverlening
4. Kosten efficiency
5. Wetgeving
6. Waarde voor bedrijven

Zij zijn richtinggevend voor de te maken keuzes en de te stellen prioriteiten, waarbij we met onze IT-strategie hernieuwd kijken naar de concrete invulling van de drijfveren. Wij zoeken hierbij naar een optimale balans tussen zoveel mogelijk waarde creëren voor de inwoners van Haarlemmermeer tegen zo laag mogelijke kosten.

Vraag 3: Wat is de Total Cost of Ownership (TCO) voor ICT van de gemeente, opgesplitst in ICT kosten per werkplek en ICT kosten tb. v. digitale dienstverlening naar inwoners / bedrijven /e.d. Wij zien graag de berekening als volgt:

• Totale ICT kosten per werkplek (TCO werkplekken / aantal werkplekken)
• Totale kosten per inwoner (TCO aanvullende digitale dienstverlening naar inwoners / aantal inwoners)

Antwoord: - Totale ICT kosten per werkplek (TCO werkplekken /aantal werkplekken):

Dit betreft de volgende kosten:

• 2013 €9.289
• 2014 €9.382
• 2015 € 8.569 (Raming per november 2015)

De bovenstaande bedragen omvatten overigens niet alleen de kosten voor techniek (netwerken, datacenters, servers, storage, werkplekapparatuur, telefonie, lijnverbindingen en software) en ICT-personeel, maar ook de kosten voor procesontwerpers en voor o.a. functioneel beheerders in de lijnorganisatie (buiten cluster lnfo+).

De dalende trend in 2015 is toe te wijzen aan uitgestelde investeringen in 2014. Dit werd o.a. veroorzaakt door langere voorbereidingstijd van de modernisering van de netwerkinfrastructuur (LAN en wifi) en van het vervangen van Cosa software.

- Totale kosten per inwoner (TCO aanvullende digitale dienstverlening naar inwoners / aantal inwoners)

De kosten voor de aanvullende digitale dienstverlening zijn als zodanig niet bekend. Wel zijn de totale ICT-kosten per inwoner bekend, over het jaren 2013 € 85,- 2014 € 86,- en voor 2015 verwachten wij rond € 79,- uit te komen. Ook deze bedragen omvatten niet alleen de kosten voor techniek en ICT-personeel, maar ook de kosten voor procesontwerpers en voor o.a. functioneel beheerders in de lijnorganisatie (buiten cluster lnfo+).

Vraag 4: Hoe verhouden deze kosten zich ten opzichte van andere gemeenten in Nederland?

Antwoord: In 2014 hebben we meegedaan aan een uitgebreid benchmark onderzoek van M&l partners. M&l concludeert over het boekjaar 2013 het volgende: "De kosten liggen bovengemiddeld maar niet ruim boven het 100.000+ gemiddelde". De ICT-kosten per werkplek (€ 9.289) wijken wel het meest af van het gemiddelde. Het gemiddelde in de benchmark was €6.101 per werkplek en bij 100.000+-gemeentes was het gemiddelde € 6.453. M&l Partners zegt daarover het volgende:

"De hoge uitkomst [van gemeente Haarlemmermeer] wordt veroorzaakt door het relatief lage aantal medewerkers (in fte) per 1.000 inwoners (namelijk 6,3 ten opzichte van gemiddeld 8,7). Daardoor heeft deze gemeente relatief weinig ICT-werkplekken terwijl zij iets boven gemiddeld scoren op het totale kostenniveau. Per ICT-werkplek zijn de kosten daarmee relatief hoog".

Wij zien een relatie tussen de hogere ICT-kosten als gevolg van digitalisering en de lagere personeelskosten.

Vraag 5: Wat zijn de verwachte gevolgen van de gekozen ICT strategie voor deze kosten in de komende 5 jaar?

Antwoord: De IT-component en inzet van IT binnen de gemeentelijke organisatie zal alleen maar toenemen en daarmee de kosten. Nader inzicht in de omvang volgt uit de businesscase die op dit moment in het kader van de IT-strategie van Huis van Haarlemmermeer wordt opgesteld.

Vraag 6: De "Netherlands Facility Costs Index" (NFC Index) is een onafhankelijke coöperatie die de Nederlandse markt jaarlijks voorziet van een objectieve en actuele benchmark van de facilitaire kosten. De coöperatie verzamelt ieder jaar de facilitaire kosten per werkplek, m2 vvo en fte in kantooromgevingen en per student en m2 bruto vloeroppervlak in het onderwijs. Deze kosten plaatst de NFC Index in de context van serviceniveaus.

Volgens de NFC Index is de trend in stijging van ICT-kosten doorbroken. In vergelijking met vorige jaren dalen de kosten voor ICT. Daar waar de kosten voor servicedesk, werkplekbeheer en training eindgebruikers wel stegen, is de afname van vooral Telematicakosten de veroorzaker van de daling, o.a. veroorzaakt door dalingen in abonnementskosten, verleg naar dataverbruik en het in elkaar schuiven van vaste- en mobiele telefonie.

Kunt u uitleggen waarom het gerechtvaardigd is dat de ICT kosten van de gemeente stijgen, terwijl landelijk de ICT-kosten dalen?

Antwoord: In de toelichting op uw vraag verwijst u naar de NFC-index. De NFC-index heeft alleen betrekking op kosten per werkplek van facilitaire voorzieningen (NEN-EN 15221), waarin maar een deel van de ICT-kosten is opgenomen. De nadruk in het NFCrapport ligt op facilitaire kosten waardoor dit moeilijk is te vergelijken met typische ICTbenchmarks zoals van M&l Partners. Of de werkplekkosten ook daadwerkelijk zullen dalen hangt af van de eisen die wij stellen aan de inrichting en de veiligheid van (digitale) werkplekken in het kader van plaats- en tijdonafhankelijk werken.